Digitale Betriebsanleitung ab 2027: Was die EU-Maschinenverordnung verlangt

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Für Maschinen- und Anlagenbauer bringt sie eine wichtige Neuerung: Betriebsanleitungen können digital bereitgestellt werden. Damit wird es möglich, umfangreiche Anleitungen nicht mehr ausschließlich in Papierform mit jeder Maschine auszuliefern.

Doch eine PDF auf der Website und ein QR-Code auf dem Typenschild reichen nicht automatisch aus.

Wer Betriebsanleitungen ab 2027 digital bereitstellen möchte, muss unter anderem sicherstellen, dass Anwender die richtige Dokumentation finden, herunterladen und langfristig darauf zugreifen können. Gerade bei Maschinen mit vielen Varianten, Seriennummern, Baujahren und Sprachversionen wird deshalb eine Frage entscheidend:

Wie kommt der Bediener zuverlässig von seiner Maschine zur richtigen Betriebsanleitung?

Eine Möglichkeit ist die digitale Maschinenakte mit QR-Code.

Was ändert sich mit der EU-Maschinenverordnung 2027?

Die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG wird durch die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 ersetzt. Die neue Verordnung gilt ab dem 20. Januar 2027 unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten.

Für die technische Dokumentation ist eine Änderung besonders relevant: Betriebsanleitungen müssen nicht mehr grundsätzlich ausschließlich auf Papier bereitgestellt werden. Hersteller können sich für eine digitale Bereitstellung entscheiden, sofern die entsprechenden Anforderungen eingehalten werden.

Für Maschinenbauer eröffnet das neue Möglichkeiten - insbesondere bei Maschinen, die in verschiedenen Varianten und Ländern ausgeliefert werden.

Digitale Betriebsanleitung: Welche Anforderungen gelten ab 2027?

Wer eine Betriebsanleitung digital bereitstellt, muss mehrere Bedingungen beachten.

1. Der Zugang zur Betriebsanleitung muss an der Maschine erkennbar sein

Der Hersteller muss angeben, wie der Anwender die digitale Betriebsanleitung findet. In der Praxis kann das beispielsweise über einen QR-Code oder DataMatrix-Code an der Maschine erfolgen. Mögliche Positionen sind:

• Typenschild
• zusätzliches Maschinenetikett
• Verpackung
• Begleitdokument

Der entscheidende Punkt: Der Anwender muss ohne lange Suche erkennen können, wie er zur digitalen Dokumentation gelangt.

2. Die Betriebsanleitung muss heruntergeladen und gespeichert werden können

Die digitale Betriebsanleitung muss in einem Format bereitgestellt werden, das der Anwender herunterladen, speichern und ausdrucken kann.

Das ist gerade bei Maschinen wichtig. Denn eine Anleitung wird häufig genau dann benötigt, wenn eine Maschine nicht funktioniert - möglicherweise an einem Ort mit schlechter Internetverbindung.

Ein typischer Anwendungsfall: Ein Servicetechniker scannt den QR-Code an einer Maschine, lädt die passende Betriebsanleitung herunter und kann anschließend auch offline darauf zugreifen.

3. Die digitale Betriebsanleitung muss langfristig verfügbar bleiben

Eine zentrale Anforderung der EU-Maschinenverordnung betrifft die Verfügbarkeit. Die digitale Betriebsanleitung muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine zugänglich bleiben - mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.

Für Maschinenbauer ist das eine Herausforderung. Viele Maschinen sind 15, 20 oder sogar 30 Jahre im Einsatz. In diesem Zeitraum ändern sich:

• Websites
• Content-Management-Systeme
• Dateistrukturen
• Domains
• Mitarbeiter
• Dokumentversionen

Deshalb sollte ein QR-Code an einer Maschine möglichst nicht direkt auf eine PDF-Datei zeigen. Besser ist eine dauerhafte URL, hinter der die jeweils richtige Dokumentation verwaltet werden kann.

4. Papier bleibt auf Verlangen relevant

Auch bei digital bereitgestellten Betriebsanleitungen verschwindet Papier nicht vollständig. Verlangt ein Käufer beim Erwerb eine Papierfassung, muss der Hersteller sie kostenlos und innerhalb eines Monats bereitstellen.

Für Hersteller bedeutet das: Die Papieranforderung ist nicht nur eine Dokumentenfrage, sondern ein Prozess. Es muss geklärt sein:

• Wer nimmt die Anfrage entgegen?
• Welche Version gehört zu dieser Maschine?
• Wer druckt und versendet das Dokument?
• Wie wird die Bearbeitung dokumentiert?

Mit steigender Maschinenanzahl lohnt es sich, diesen Ablauf über einen Workflow abzubilden.

5. Für bestimmte Maschinen bleiben Sicherheitsinformationen auf Papier erforderlich

Bei Maschinen, die für Verbraucher bestimmt sind oder vernünftigerweise von ihnen genutzt werden können, gelten zusätzliche Anforderungen. Wesentliche Informationen für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung müssen in diesen Fällen weiterhin in Papierform bereitgestellt werden.

Die digitale Betriebsanleitung ersetzt Papier daher nicht in jedem Anwendungsfall vollständig.

Reicht eine PDF mit QR-Code für die Maschinenverordnung aus?

Eine der naheliegendsten Lösungen lautet: QR-Code auf die Maschine → PDF auf der Website.

Technisch funktioniert das. Organisatorisch kann es jedoch schnell problematisch werden.

Problem 1: Welche PDF gehört zu welcher Maschine?

Nehmen wir einen Hersteller mit der Maschine FX-240. 2027 wird eine erste Serie ausgeliefert. 2029 wird die Steuerung geändert. 2030 kommt eine neue sicherheitsrelevante Baugruppe hinzu.

Der Modellname bleibt weiterhin FX-240. Die Betriebsanleitung verändert sich jedoch.

Ein QR-Code, der einfach auf unternehmen.de/betriebsanleitungen/fx-240.pdf zeigt, liefert irgendwann allen Maschinen dieselbe Datei. Für eine Maschine aus dem Jahr 2027 kann das die falsche Dokumentversion sein.

Die eigentliche Herausforderung lautet deshalb nicht: Wo liegt die PDF? Sondern: Welche Version der Betriebsanleitung gehört zu welcher Maschine?

Problem 2: Ein QR-Code bleibt länger als die Website

Ein QR-Code kann Jahrzehnte auf einer Maschine kleben. Die Website des Herstellers wird in dieser Zeit vermutlich mehrfach umgebaut.

URLs wie unternehmen.de/downloads/anleitungen/2027/fx240-v1.pdf sind deshalb problematisch. Nach einem Website-Relaunch kann die Adresse verschwinden. Der QR-Code am Typenschild lässt sich dann jedoch nicht einfach austauschen.

Deshalb sollte der Code auf eine dauerhafte Maschinenseite verweisen, beispielsweise maschinen.hersteller.de/M2027-00418. Welche Dokumente dort angezeigt werden, lässt sich anschließend im Hintergrund ändern. Der QR-Code bleibt unverändert.

Die digitale Maschinenakte als Lösung

Eine digitale Maschinenakte verbindet die Maschine dauerhaft mit ihren Dokumenten. Im Kern werden vier Informationen miteinander verknüpft:

Maschine → Dokument → Version → Sprache

Damit entsteht statt einer reinen Dateiablage eine strukturierte Dokumentation. Eine digitale Maschinenakte kann beispielsweise aus vier Bausteinen bestehen.

1. Maschinenregister

Jede ausgelieferte Maschine erhält einen eigenen Datensatz. Darin können beispielsweise gespeichert werden:

• Modell
• Seriennummer
• Baujahr
• Auslieferungsdatum
• Kunde
• Standort
• Baustand

Dieses Maschinenregister bildet die Grundlage für die Dokumentenzuordnung.

Daten müssen dabei nicht zwingend manuell erfasst werden. Existieren Maschine und Seriennummer bereits im ERP-System, können die Informationen auch über eine Schnittstelle übernommen werden.

2. Betriebsanleitungen und Dokumentversionen

Die technische Dokumentation wird strukturiert verwaltet. Dazu gehören beispielsweise:

• Betriebsanleitung
• EU-Konformitätserklärung
• Montageanleitung
• Sicherheitsinformationen

Für jedes Dokument können unterschiedliche Versionen und Sprachen hinterlegt werden. Die Maschine wird anschließend mit der jeweils gültigen Dokumentversion verknüpft.

So lässt sich nachvollziehen: Welche Anleitung galt für welche Seriennummer zu welchem Zeitpunkt?

3. QR-Code und öffentliche Maschinenseite

Jede Maschine erhält eine dauerhafte digitale Seite. Der QR-Code am Typenschild verweist auf diese Maschinenseite.

Der Anwender benötigt für die Pflichtdokumentation keinen Umweg über die Unternehmenswebsite. Er gelangt vom QR-Code direkt zur passenden Maschine und zur passenden Dokumentation.

4. Workflows und Nachweise

Zusätzlich lassen sich Prozesse rund um die technische Dokumentation automatisieren. Beispielsweise kann ein Anwender über die Maschinenseite eine Papierfassung anfordern. Im Hintergrund wird automatisch ein Vorgang angelegt mit:

• Maschine
• Seriennummer
• gewünschter Sprache
• Eingangsdatum
• Bearbeitungsstatus
• zuständiger Person
• Frist

Erinnerungen können dafür sorgen, dass offene Anfragen nicht liegen bleiben. Ein Audit-Log kann zusätzlich dokumentieren, wann Dokumente oder Zuordnungen verändert wurden.

Beispiel: Betriebsanleitung per QR-Code direkt an der Maschine

Ein Bediener arbeitet mit einer Forstmaschine. An der Hydraulik tritt eine Störung auf. Auf dem Typenschild befindet sich ein QR-Code.

Der Bediener scannt ihn mit seinem Smartphone und sieht sofort:

Er lädt die Anleitung herunter und kann anschließend auch ohne Internetverbindung darauf zugreifen.

Zwei Jahre später veröffentlicht der Hersteller eine neue Dokumentversion. Der QR-Code an der Maschine muss nicht ausgetauscht werden. Im Maschinenregister wird lediglich festgelegt, welche Dokumentversion für die Maschine angezeigt werden soll.

Mehrsprachige Betriebsanleitungen verwalten

Besonders deutlich wird der Vorteil einer strukturierten Lösung bei international tätigen Maschinenbauern. Angenommen, ein Hersteller hat:

• 10 Maschinenmodelle
• 4 Baustände
• 6 Sprachversionen

Dann müssen bereits zahlreiche Dokumentvarianten eindeutig verwaltet werden. Kommen unterschiedliche Seriennummern oder kundenspezifische Sondermaschinen hinzu, wird eine klassische Ordnerstruktur schnell unübersichtlich.

Mit einer digitalen Maschinenakte lässt sich die Sprache direkt mit dem jeweiligen Dokument verknüpfen. Der Anwender kann auf der Maschinenseite beispielsweise zwischen Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch und Polnisch wechseln.

Checkliste zur digitalen Betriebsanleitung 2027

Maschinenbauer, die Betriebsanleitungen künftig digital bereitstellen möchten, sollten vor dem 20. Januar 2027 insbesondere folgende Fragen klären:

Welche Maschinen sollen digital dokumentiert werden?
Nur Neumaschinen ab 2027? Bestimmte Produktreihen? Oder auch bestehende Maschinen?

Wie genau erfolgt die Zuordnung?
Reicht eine Betriebsanleitung pro Modell? Oder unterscheiden sich Dokumente nach Baustand, Produktionsjahr, Ausstattung oder Seriennummer?

Welche Sprachen werden benötigt?
Wer stellt sicher, dass alle Sprachversionen aktuell sind?

Wo wird der QR-Code angebracht?
Zum Beispiel auf dem Typenschild, einem Maschinenetikett oder dem Begleitdokument. Der Code sollte außerdem den Einsatzbedingungen der Maschine standhalten.

Wie bleibt die URL langfristig erreichbar?
Der Link sollte unabhängig vom nächsten Website-Relaunch funktionieren.

Wie werden neue Dokumentversionen verwaltet?
Alte Dokumentstände sollten nicht einfach überschrieben werden.

Wie werden Papieranforderungen bearbeitet?
Wer ist verantwortlich? Wie wird die Monatsfrist überwacht? Wie wird der Versand dokumentiert?

Vom QR-Code zum digitalen Maschinenservice

Die digitale Betriebsanleitung kann der erste Schritt zu mehr sein. Wenn jede Maschine bereits einen individuellen QR-Code besitzt, existiert erstmals ein direkter digitaler Einstiegspunkt zur Maschine beim Kunden.

Neben der öffentlich zugänglichen Pflichtdokumentation können Hersteller einen zusätzlichen geschützten Servicebereich anbieten. Dort könnten beispielsweise verfügbar sein:

• Wartungsinformationen
• Wartungsintervalle
• Ersatzteillisten
• Serviceanfragen
• Störungsmeldungen
• Schulungsvideos
• Prüfprotokolle
• Wartungshistorie

Der QR-Code wird damit vom reinen Dokumentenlink zum digitalen Zugangspunkt für die Maschine.

Beispiel: Störungsmeldung direkt von der Maschine

Der Bediener scannt den QR-Code und wählt Störung melden. Das Service-Team erhält die Anfrage bereits mit:

• Hersteller
• Modell
• Seriennummer
• Baujahr
• Kunde
• Dokumentenstand

Statt zunächst per Telefon herauszufinden, um welche Maschine es sich überhaupt handelt, kann der Service direkt mit der Bearbeitung beginnen.

Digitale Maschinenakte mit ApptiveGrid

Mit ApptiveGrid lässt sich eine digitale Maschinenakte ohne Entwicklung eines eigenen Maschinenportals aufbauen. Maschinen, Dokumente und Versionen werden als miteinander verknüpfte Daten verwaltet. Daraus entstehen individuelle Maschinenseiten und automatisierte Prozesse.

Typische Funktionen sind:

• Maschinenregister mit Seriennummern
• Dokumenten- und Versionsverwaltung
• QR-Code pro Maschine
• dauerhafte Maschinenseiten
• öffentliche Betriebsanleitungen ohne Login
• Download und Ausdruck von PDFs
• mehrsprachige Dokumentation
• Workflows für Papieranforderungen
• Fristen und automatische Erinnerungen
• Audit-Logs für Änderungen
• Schnittstellen zu bestehenden ERP- oder CRM-Systemen

Die Lösung eignet sich insbesondere für Maschinenbauer, Anlagenbauer, Sondermaschinenbauer sowie Hersteller von Werkzeug-, Land- und Forstmaschinen. Der Einstieg ist dabei auch für kleinere und mittelständische Hersteller möglich.

Fazit: Die digitale Betriebsanleitung ist mehr als eine PDF

Die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 eröffnet Maschinenherstellern ab dem 20. Januar 2027 neue Möglichkeiten für die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen. Dabei geht es jedoch nicht nur darum, Papier durch eine PDF zu ersetzen.

Die zentrale Herausforderung ist die dauerhafte Zuordnung: Welche Maschine benötigt welche Dokumentversion in welcher Sprache?

Ein QR-Code direkt auf eine PDF löst diese Aufgabe nur teilweise. Eine digitale Maschinenakte verbindet dagegen Maschinenregister, Seriennummer, Dokumentversion und Sprache miteinander. Damit entsteht eine Struktur, die nicht nur bei der technischen Dokumentation hilft: Der gleiche QR-Code kann später zum Einstiegspunkt für Wartung, Ersatzteile und Service werden.

Digitale Maschinenakte für Ihre Maschinen ausprobieren

Sie möchten sehen, wie eine digitale Betriebsanleitung mit QR-Code für Ihre Maschinen aussehen könnte? Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie sich Maschinenregister → QR-Code → Maschinenseite → richtige Betriebsanleitung mit ApptiveGrid umsetzen lässt.

Digitale Maschinenakte ansehen oder 15-Minuten-Demo vereinbaren.

Hinweis: Dieser Artikel bietet einen praktischen Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Maßgeblich sind der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 und die Anforderungen des jeweiligen Einzelfalls.