Die Inventur - ein Begriff, der den meisten bereits bekannt ist. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser betrieblichen Praxis? Bei einer Inventur handelt es sich um die systematische Erfassung und Zusammenstellung sämtlicher Gegenstände, die sich im Besitz eines Unternehmens befinden. Diese umfassende Übersicht dient nicht nur der besseren Organisation, sondern erfüllt auch die Anforderungen der doppelten Buchführung, die für eine ordnungsgemäße Inventur unerlässlich ist.
Eine umfassende Auflistung aller Vermögenswerte wie Maschinen, Lagerbestände und Bankguthaben sowie Verbindlichkeiten bildet das Inventar eines Unternehmens. Aus dem Vergleich dieser Positionen ergibt sich das Eigenkapital der Firma. Diese Inventarliste wird im Rahmen der Inventur erstellt.
Die Inventur hingegen bezeichnet den Prozess der Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. In der Regel findet die Inventur am Ende eines Geschäftsjahres statt.
Das Inventar eines Unternehmens kann je nach seiner Größe einen beträchtlichen Umfang annehmen. Händlerinnen und Händler verfügen über gut gefüllte Lager mit unzähligen Artikeln. In den Produktionshallen von Industriebetrieben finden sich zahlreiche Maschinen und Anlagen. Und das ist noch nicht alles – intern werden weitere Geräte wie Laptops und Co. genutzt. Angesichts dieser Vielfalt existieren für die Inventarverwaltung verschiedene Lösungen und Grundsätze.
Unabhängig von der Unternehmensgröße sind effektive Methoden und Tools zur Verwaltung des Inventars unerlässlich. Von manuellen Inventarlisten bis hin zu modernen digitalen Systemen stehen Unternehmen unterschiedliche Ansätze zur Verfügung. Eine optimale Inventarverwaltung ermöglicht eine genaue Verfolgung von Vermögensgegenständen, erleichtert Bestandskontrollen und trägt zur Kostenoptimierung bei.
Eine effektive Lösung für die Inventarverwaltung ist der Einsatz einer Inventarsoftware, die die Bestandsaufnahme vereinfacht. Mit Hilfe dieser Software können zusätzliche Informationen wie Standorte, Nutzende, Garantien und Inventargruppen weitestgehend automatisiert erfasst werden. Vor allem für Onlinehändlerinnen und -händler stellt dies oft den ersten Schritt zu einer übersichtlichen Lagerverwaltung dar.
Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, bestimmte Anforderungen im Blick zu behalten.
Ein Inventarverzeichnis ist eine ausführliche Auflistung, oft in Tabellenform, aller Vermögenswerte und Schulden zum Stichtag. Im Gegensatz zu einer einfachen Inventarliste enthält das Verzeichnis detaillierte Informationen zu den einzelnen Werten der aufgeführten Positionen.
Selbst wenn Sie nicht gesetzlich zur Inventur verpflichtet sind, gibt es gute Gründe, eine strukturierte Inventarverwaltung zu führen.
Mit einer guten Inventarverwaltung gehören Fragen wie "Haben wir noch...?" oder "Wo ist eigentlich...?" der Vergangenheit an. Sie sparen Zeit und Aufwand bei der Suche nach Gegenständen, da Siestets den Überblick behalten.
Eine transparente Darstellung der Sachwerte des Unternehmens erleichtert die Verwaltung erheblich. Mitarbeiterwechsel, Neueinstellungen oder Restrukturierungen stellen keine Herausforderung mehr dar, da Sie schnell und einfach auf alle relevanten Informationen zugreifen können.
Durch eine kontinuierliche Inventarführung behalten Sie jederzeit den Überblick über die Vermögenssituation. Sie wissen genau, welche Gegenstände im Besitz Ihres Unternehmens sind und können eine fundierte Bewertung des Vermögens vornehmen.
Im Falle von Schäden an Geräten wie Laptops oder Anlagen erleichtert eine Inventarverwaltung die Abwicklung von Versicherungsfällen. Zudem ermöglicht sie eine effiziente Planung und Durchführung von Neuanschaffungen, da alle relevanten Informationen schnell zur Hand sind.
Einige Inventarverwaltungssoftware bieten nicht nur Unterstützung bei der Verwaltung des Inventars, sondern verfügen auch über umfangreiche Funktionen für das Bestandsmanagement, das Lieferantenmanagement oder die Buchhaltung. Dadurch können Sie nicht nur Ordnung in unternehmenseigenen Gegenstände bringen, sondern auch das Lager effizient organisieren.
Inventarverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil eines gut organisierten Unternehmens. Eine effiziente und genaue Inventarerfassung ermöglicht es, den Überblick über alle Vermögenswerte und Schulden zu behalten und somit eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit zu schaffen.
Die ApptiveGrid Inventarverwaltung bietet Unternehmen eine moderne Lösung, um den Prozess der Inventarerfassung zu optimieren. Mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche und anpassbaren Funktionen erleichtert sie die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle des Inventars erheblich.
Eine der größten Stärken der ApptiveGrid Inventarverwaltung liegt in ihrer Flexibilität. Sie können die Datenbank nach Ihren spezifischen Anforderungen anpassen und die erforderlichen Informationen zu jedem Inventargegenstand festhalten. Egal, ob es um die Art des Gegenstands, die Menge, den Wert oder weitere Details wie Standort oder Nutzer:innen geht - alles kann übersichtlich dokumentiert werden.
Die ApptiveGrid Inventarverwaltung bietet auch den Vorteil der zentralen Datenverwaltung. Als Administrator haben Sie den vollständigen Überblick über das gesamte Inventar Ihres Unternehmens. Dies ermöglicht Ihnen, schnell auf Veränderungen zu reagieren, neue Gegenstände hinzuzufügen oder veraltete zu entfernen.
Darüber haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen wie Garantien, Inventargruppen und weitere benutzerdefinierte Felder zu erfassen. Dadurch können Sie das Inventar weiter strukturieren und spezifische Kategorien und Klassifizierungen für eine bessere Organisation festlegen.
Über die ApptiveGrid weisen Sie mit Hilfe handelsüblicher QR- oder EAN-Codes Ihren Artikeln eine eindeutige Zuordnung zu und können Ihr Inventar direkt am Objekt identifizieren und katalogisieren. So haben Ihre Mitarbeiter direkt vor Ort alle Informationen zur Hand. Um die Inventarverwaltung nutzen, folgen Sie folgenden Schritten:
Über die ApptiveGrid App können Sie Ihren Mitarbeitern direkt mobil Zugang zur Inventarverwaltung geben und per Smartphone verwalten. Voraussetzung ist, dass Ihre Mitarbeiter einen Account bei ApptiveGrid besitzen.
Die effiziente Verwaltung des Inventars kann oft als mühsam und zeitaufwendig empfunden werden, insbesondere wenn noch auf traditionelle Methoden wie Papier oder Excel-Tabellen zurückgegriffen wird. In solchen Fällen kann die Einführung einer digitalen Lösung wie ApptiveGrid Ihnen helfen, den Aufwand drastisch zu reduzieren und dabei Zeit und Kosten einzusparen. Mit ApptiveGrid wird die Inventarverwaltung zum Kinderspiel. Sie können ganz einfach Inventarnummern zuordnen und die Artikel den entsprechenden Fachbereichen und Personen zuweisen. Zudem können Sie wichtige Informationen wie Wartungsfristen hinterlegen und den Status der Artikel mithilfe einer Fotodokumentation dokumentieren.
Neben zahlreichen anderen betrieblichen Herausforderungen wird die Verwaltung des eigenen Inventars oft vernachlässigt werden. Doch spätestens dann, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder eine Umstrukturierung ansteht, wird deutlich, wie wichtig eine durchdachte Inventarverwaltung ist.
In solchen Situationen beginnt oft das lange Suchen nach Gerätschaften oder einem geeigneten Lagerplatz. Zeit und Energie gehen verloren, die besser in das eigentliche Kerngeschäft investiert werden könnten. Um diesen Problemen vorzubeugen, empfiehlt es sich, auf eine gute Inventarverwaltung zu setzen.
Glücklicherweise stehen heutzutage zahlreiche Software-Lösungen zur Verfügung, die Unternehmen dabei unterstützen, ihr Inventar effizient zu verwalten. Eine solche Lösung ist die ApptiveGrid Inventarverwaltung. Mit diesem Tool behalten Sie den Überblick über Ihre Unternehmensgegenstände und sparen so gleichzeitig wertvolle Zeit.