Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie Anfang 2020 verlagerte sich ein Großteil des täglichen Lebens ins Digitale. Diese Entwicklung beschleunigte die digitale Transformation in deutschen Unternehmen erheblich. Firmen, die bereits vor der Krise in die Digitalisierung investiert hatten, waren während dieser prekären Zeit klar im Vorteil. Nicht nur große Konzerne, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mussten sich verstärkt mit Digitalisierungsthemen wie E-Signaturen, Homeoffice, papierlosem Büro, Online-Shops und mobilen Zahlungsmöglichkeiten auseinandersetzen.
Vor allem KMU, die zu Beginn noch am Anfang standen, wurden ins Abseits gedrängt. Diese Situation verdeutlicht, dass Digitalisierung im Mittelstand längst nicht mehr optional ist. Unternehmen, die sich nicht in Richtung einer digitalen Transformation bewegen, verpassen nicht nur Chancen, sondern riskieren, vom Fortschritt zurückgelassen zu werden. Zudem wird der Fachkräftemangel im IT-Bereich zunehmend spürbar, was die Notwendigkeit einer umfassenden digitalen Strategie weiter unterstreicht. Unternehmen, die keine qualifizierten IT-Fachkräfte finden, können auf No-Code-Plattformen als alternative Lösung zurückgreifen, um mit der rasanten digitalen Entwicklung Schritt zu halten.
Digitalisierung bezeichnet ursprünglich die Umwandlung physischer Daten in digitale Formate. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Scannen eines Papierdokuments: Aus handschriftlichen oder getippten Texten werden Textdateien, aus Fotos oder Dias Bilddateien, und aus Musik von Schallplatten entstehen Musikdateien. Allerdings hat sich der Begriff im Laufe der Jahre weiterentwickelt. Heute ist Digitalisierung ein Sammelbegriff für die umfassende Modernisierung des geschäftlichen und privaten Alltags.
Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird oft als digitale Revolution der Arbeit bezeichnet. Dabei kommen verstärkt neue Kommunikations- und Informationstechnologien im Arbeitsalltag zum Einsatz, die die Arbeitsformen und Arbeitsbedingungen grundlegend verändern. Diese Revolution führt zu einer flexibleren, vernetzten und effizienteren Arbeitsweise, wobei die Grenzen zwischen Büro und Zuhause zunehmend verschwimmen.
Die Digitalisierung ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von essenzieller Bedeutung, um in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt erfolgreich zu bestehen. Durch die Implementierung digitaler Technologien können KMU ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Prozesse optimieren. Digitale Lösungen ermöglichen es, Kundenbedürfnisse schneller und besser zu erfüllen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer erweiterten Kundenbasis führt.
Zudem bietet die Digitalisierung den Unternehmen die nötige Flexibilität und Agilität, um auf Marktveränderungen schnell zu reagieren und ihre Geschäftsmodelle anzupassen. In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel immer spürbarer wird, können digitale Arbeitsumgebungen auch dazu beitragen, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden, indem sie attraktive Arbeitsbedingungen wie Homeoffice und flexible Arbeitszeiten bieten.
Darüber hinaus eröffnet die Digitalisierung KMU die Möglichkeit, neue Märkte zu erschließen und ihre Reichweite über regionale Grenzen hinaus zu erweitern, was langfristig zu nachhaltigem Wachstum und Erfolg führt. Kurz gesagt, die Digitalisierung ist der Schlüssel für KMU, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sich den Anforderungen der modernen Geschäftswelt anzupassen und ihre Innovationskraft voll auszuschöpfen.
Oft sind es kleine Einzelmaßnahmen, die weitere digitale Aktivitäten nach sich ziehen:
Ein Krankentransport Unternehmen richtet auf seiner Internetseite eine Online-Bestellung ein, stellt fest, dass das Fahrtaufkommen steigt und entscheidet sich, auch Krankenhäusern ein digitales Buchungsportal anzubieten. Die neuen digitalen Bestellungen entlasten nicht nur Mitarbeiter, sondern bringen zusätzlichen Umsatz.
Ein Elektrobetrieb macht positive Erfahrungen mit digitalen Stundenzetteln und investiert schließlich in ein Personaleinsatz-Planungssystem, das die Schichtplanung, Zeiterfassung und Abrechnung automatisiert und dokumentiert. Das neue System vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern sorgt auch für mehr Zuverlässigkeit und eine größere Mitarbeiterzufriedenheit, die eine wesentlich geringere Fluktuation zur Folge hat.
Digitalisierung in KMUs ist kein abschließendes Ziel, sondern vielmehr ein fortlaufender Prozess, der das Unternehmen voranbringt und neue Geschäftsfelder eröffnet. Dieser kontinuierliche Wandel wird oft als digitale Transformation bezeichnet, die eine Kombination aus Veränderungen in Strategie, Geschäftsmodell, Abläufen und Organisation durch den Einsatz digitaler Technologien umfasst. Die Technologie spielt dabei eine zentrale Rolle und treibt die Entwicklung voran, ist jedoch niemals Selbstzweck, sondern ein wichtiges Werkzeug, um nachhaltiges Wachstum und Innovation zu fördern.
Die Digitalisierung ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aus mehreren wichtigen Gründen von entscheidender Bedeutung:
Nicht zu unterschätzen ist, dass die fortschreitende Digitalisierung die Ansprüche und Erwartungen der Kunden nachhaltig verändert hat. Kunden sind vernetzt, gut informiert und digital anspruchsvoll. Sie erwarten umfassende Beratung und Produktinformationen, individuelle Lösungen und schnelle Reaktionen auf Anfragen. Aktuelle Statusmitteilungen und verbindliche Liefertermine sind ebenso wichtig wie effektiver und zuverlässiger Service sowie eine Auswahl an verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten. Nur Unternehmen, die diese Ansprüche erfüllen, werden ihre Kunden auf Dauer halten.
Eine erfolgreiche digitale Transformation ist ein schrittweiser Prozess, der auf einer soliden strategischen Grundlage basiert. Der erste Schritt besteht darin, eine klare Vision und ein umfassendes Verständnis der digitalen Ziele und Möglichkeiten zu entwickeln. Dies beginnt mit einer gründlichen Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse, um Schwachstellen und Potenziale zu identifizieren. Ein engagiertes Führungsteam und eine anpassungsfähige Unternehmenskultur sind notwendig, da die Digitalisierung sowohl technologische als auch organisatorische Veränderungen mit sich bringt.
Mitarbeiter müssen für den digitalen Wandel sensibilisiert und kontinuierlich geschult werden, um die neuen Technologien effektiv nutzen zu können. Die Einbindung aller Abteilungen und die Bildung eines bereichsübergreifenden Teams unterstützen den Digitalisierungsprozess und stellen sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Die Auswahl der richtigen Technologien und Tools, die flexibel und skalierbar sind, ist ebenfalls entscheidend.
Oftmals ist es sinnvoll, externe Berater hinzuzuziehen, um zu bestimmen, was möglich und sinnvoll ist. Das Ergebnis sollte eine klare Zielformulierung sein:
Sobald die Zielvorgaben feststehen, gilt es, die Prozesse und Kompetenzen festzulegen:
Ist auch dies geklärt, kann die Umsetzung beginnen. Diese sollte in kleinen Schritten erfolgen und stets die bestehenden Datenschutzbestimmungen berücksichtigen.