Digitale Formulare, die Prozesse starten
Daten dort erfassen, wo sie entstehen
Ein Formular entsteht direkt aus Ihrem Grid und lässt sich in Minuten teilen – am Fahrzeug, an der Maschine, beim Kunden oder auf Ihrer Website. Jede Antwort landet als Eintrag in Ihrer Datenbank und kann von dort einen Workflow auslösen. Ein digitales Formular ist damit kein Einzelstück, sondern der Anfang eines Geschäftsprozesses.
Formulare digitalisieren, ohne bei null anzufangen
Der Formular-Builder arbeitet auf Ihrer Datenbank statt auf einem leeren Blatt: Sie wählen die Felder aus, die abgefragt werden sollen, und benennen sie so, wie die ausfüllende Person sie versteht. Neue Felder legen Sie direkt aus dem Formular heraus an. Der Rest des Grids bleibt unsichtbar.
- Felder auswählen — vorhandene Spalten übernehmen oder neue anlegen
- Eigene Beschriftungen — „Kennzeichen“ für außen, „fahrzeug_id“ für innen
- Passende Komponenten — Auswahllisten, Mehrfachauswahl, Datei-Upload, Unterschrift
- Pflicht und Kür — Pflichtfelder erzwingen, was nötig ist – der Rest bleibt optional
Wartungsprotokoll
AktivLink, QR-Code oder eingebettet
Mit „Link erstellen“ entsteht ein Freigabelink, den jede Person ohne Konto öffnen kann. Denselben Link können Sie als QR-Code drucken oder das Formular als iframe in Ihre Website einbetten – die Antworten laufen überall in dasselbe Grid.
- Freigabelink — per E-Mail, Messenger oder Intranet verteilen
- QR-Code — am Fahrzeug, an der Maschine, auf dem Aushang – Handy drauf, ausfüllen, fertig
- Einbettung — als iframe im eigenen Auftritt, im Layout Ihrer Website
- Vorausgefüllter Link — Gerät, Standort oder Ansprechpartner stehen beim Öffnen schon drin
Nach dem Absenden startet der Folgeprozess
„Eintrag per Formular“ ist einer der sechs Auslöser für einen Flow. Damit wird aus dem digitalen Formular ein automatisierter Geschäftsprozess: benachrichtigen, weiterleiten, in andere Systeme schreiben – oder auf eine Freigabe warten.
- Sofort benachrichtigen — E-Mail, Slack, MS Teams oder SMS an die zuständige Person
- Daten anreichern — Eintrag aktualisieren, verknüpfen oder per HTTP-Anfrage weitergeben
- Freigabe einholen — eine Seite als Flow-Schritt hält den Prozess an, bis jemand entschieden hat
- Belege erzeugen — PDF, QR-Code oder Kalendereintrag aus den erfassten Daten
Alle Einstellungen im Überblick
Was sich pro Feld, am Aussehen und nach dem Absenden einstellen lässt.
Pro Feld einstellbar
- Pflichtfeld
- Das Formular lässt sich ohne Eingabe nicht absenden.
- Nicht sichtbar
- Das Feld wird nicht angezeigt, aber mitgeschickt – etwa Standort oder Quelle.
- Vorausgefüllt
- Ein Standardwert, der beim Öffnen bereits eingetragen ist.
- Nicht bearbeitbar
- Der Wert ist sichtbar, lässt sich aber nicht ändern.
- Eigene Beschriftung
- Feldname und Beschreibung für die ausfüllende Person, unabhängig vom Spaltennamen.
- Nur Hinzufügen erlauben
- Bestehende Anhänge können nicht gelöscht werden.
Aussehen
- Titel & Beschreibung
- Was oben im Formular steht.
- Farben
- Das Formular an Ihr Erscheinungsbild anpassen.
- Hintergrundbild
- Ein eigenes Motiv hinter dem Formular.
- Logo
- Das eigene Logo im Formular – ab dem Pro-Plan.
- Button-Text
- Statt „Absenden“ zum Beispiel „Meldung abgeben“.
Nach dem Absenden
- Erfolgsseite
- Eigener Titel und eigene Nachricht statt einer Standardmeldung.
- Auf Webseite weiterleiten
- Direkt zurück in Ihren eigenen Auftritt.
- Erneut ausfüllen
- Für Erfassungen, die mehrfach hintereinander laufen.
- Zeitpunkt
- Sofort, per Button oder nach fünf Sekunden.
- Automatisch absenden
- Das Formular sendet sich beim Laden selbst ab – zusammen mit einem vorausgefüllten Link.
Aus dem Blog
Drei Beispiele, wie Unternehmen ihre Formulare digitalisiert haben.
Revolutionieren Sie Ihre Messe-Lead-Erfassung mit ApptiveGrid
ApptiveGrid revolutioniert die Messe-Lead-Erfassung mit digitalen Formularen und automatisierten Follow-ups – schneller, fehlerfreier und DSGVO-konform.
UsecaseDigitales Verbandbuch
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UsecasePrüfung von Fahrzeugen
Optimieren Sie Fahrzeugprüfungen und Sicherheit mit ApptiveGrid. Digitalisierung und Compliance einfach gemacht – von der UVV-Prüfung bis zur lückenlosen Dokumentation.
Vorlagen mit fertigen Formularen
Erprobte Erfassungsprozesse – übernehmen, Felder anpassen, teilen.
Fahrzeugkontrolle
Digitale Fahrzeugkontrolle vor Dienstbeginn – schnelle Checks per App auf allen Geräten, ohne Papierkram.
ServiceDigitales Besucher Management für Unternehmen
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QualitätssicherungMängelerfassung
Digitale Mängelerfassung per App – Schäden direkt von der Baustelle melden, per Foto dokumentieren, offline nutzbar.
Fragen zu Formularen
Brauchen die Leute, die mein Formular ausfüllen, ein Konto?
Nein. Ein Formular wird über einen Freigabelink geteilt und lässt sich ohne Anmeldung ausfüllen – per Link, QR-Code oder eingebettet auf Ihrer Website.
Wohin gehen die Antworten?
Jede Antwort wird zu einem Eintrag in dem Grid, aus dem das Formular gebaut ist. Damit steht sie sofort in allen Ansichten, Auswertungen und Automatisierungen zur Verfügung.
Kann ich Felder vorbelegen?
Ja, auf zwei Wegen: als fester Standardwert im Formular oder über einen vorausgefüllten Link, der die Werte mitbringt. So steht bei einem QR-Code an einer Maschine schon drin, um welche Maschine es geht.
Lassen sich Fotos, Dateien und Unterschriften erfassen?
Ja. Dateifelder nehmen Fotos und Dokumente direkt vom Handy entgegen, es gibt Videoaufnahme, und ein Unterschriftsfeld erfasst die Unterschrift auf dem Gerät.
Kann nach dem Absenden automatisch etwas passieren?
Ja. „Eintrag per Formular“ ist einer der sechs Flow-Auslöser. Der Flow kann benachrichtigen, Daten in andere Systeme schreiben oder eine Freigabe einholen.
Was ist der Unterschied zu einer Seite?
Ein Formular ist auf schnelle Erfassung ausgelegt. Eine Seite gibt Ihnen freies Layout: Text, eingebettete Ansichten, Auswertungen und Eingabefelder zusammen – und sie kann als Schritt in einem Flow auf eine Entscheidung warten.
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