Workflows automatisieren – ohne Programmierung
Flows: die Arbeit, die niemand mehr machen muss
Benachrichtigen, weiterleiten, dokumentieren, in andere Systeme schreiben: Ein Flow erledigt wiederkehrende Schritte zuverlässig und in derselben Reihenfolge, jedes Mal. Prozessautomatisierung, die Sie selbst zusammenstellen, statt sie entwickeln zu lassen.
Sechs Wege, einen Flow zu starten
Am Anfang jedes Flows steht die Frage, wann er laufen soll. ApptiveGrid kennt sechs Antworten – von einem neuen Eintrag über ein abgeschicktes Formular bis zu einer Anfrage aus einem fremden System.
- Aus der Datenbank — neuer Eintrag oder geänderter Eintrag
- Aus einem Formular — neu erfasst oder nachträglich geändert
- Von außen — ein Webhook, den ein anderes System aufruft
- Von einer Seite — jemand öffnet eine Seite und schickt sie ab
Schritte zu einem Geschäftsprozess verketten
Nach dem Auslöser folgen die Schritte – so viele, wie der Prozess braucht. Sie schreiben Daten, verschicken Nachrichten, erzeugen Dokumente oder holen eine Entscheidung ein. Übergänge lassen sich an Bedingungen knüpfen, sodass ein Flow abzweigt statt starr durchzulaufen. So entstehen Abläufe, die einen ganzen Geschäftsprozess abdecken statt nur einen Handgriff.
- Daten — Einträge erstellen und aktualisieren, alle Einträge eines Grids laden
- Kommunikation — E-Mail, Slack, MS Teams, Firebase, Hubspot und SMS über Magenta Business
- Erzeugen — QR-Code, Document Analyzer, PDF und Sprache zu Text, URL zu PDF, CSV-Import, Kalendereintrag, DATEV-Datei
- KI und Code — ein fertiger OpenAI-Schritt und JavaScript für alles, wofür keine Aktion passt
- Router und Parallel — verzweigen nach Bedingung oder jeden Listeneintrag einzeln abarbeiten
Auch Systeme ohne fertige Integration
Der Schritt „HTTP-Anfrage senden“ erreicht jede Schnittstelle. Feldwerte setzen Sie über Ausdrücke direkt in die Anfrage ein, die Antwort schreiben Sie zurück in den Eintrag. In der anderen Richtung nimmt der Webhook-Auslöser entgegen, was fremde Systeme schicken.
- Hinaus — HTTP-Anfrage an ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung oder was immer eine API hat
- Herein — Webhook-Auslöser für Anfragen aus fremden Systemen
- Fertige Wege — Zapier und Make für alles, was dort schon angebunden ist
- Werte einsetzen — Ausdrücke übernehmen Feldwerte in URL, Kopfzeilen und Inhalt
- Eigene Zugangsdaten — Slack, MS Teams, Firebase, Hubspot und Magenta Business brauchen ein eigenes Konto beim Anbieter
{ "kunde": {{Kundennummer}}, "summe": {{Nettosumme}} } Feldwerte werden über Ausdrücke eingesetzt
Alle Auslöser und Aktionen
Woraus ein Flow gebaut wird – sortiert nach dem, was der Schritt tut. Mit „Pro“ markierte Aktionen stehen nur im höchsten Tarif zur Verfügung.
Auslöser
- Neuer Eintrag
- Ein neuer Eintrag wurde hinzugefügt – egal ob aus der Tabelle, per Formular, per CSV-Import oder aus einem anderen Flow.
- Eintrag wurde geändert
- Ein bestehender Eintrag wurde geändert.
- Eintrag per Formular
- Neuer Eintrag per Formular hinzugefügt.
- Eintrag per Formular geändert
- Bestehender Eintrag per Formular geändert.
- Webhook
- Ausgelöst durch eine externe Anfrage.
- Seite anzeigen
- Flow starten und Seite laden.
Mit eigenen Daten arbeiten
- Eintrag erstellen
- Legt einen Eintrag in einem Grid an – Feldwerte fest oder aus vorherigen Schritten.
- Eintrag aktualisieren
- Ändert Felder eines bestehenden Eintrags, üblicherweise des Eintrags aus dem Auslöser.
- Alle Einträge laden
- Holt die Einträge eines Grids als Liste in den Flow.
Nach außen kommunizieren
- Empfänger, Betreff und Text frei zusammensetzen – mit Werten aus vorherigen Schritten.
- HTTP-Anfrage
- Die allgemeine Aktion für alles ohne fertige Integration: URL, Methode, Kopfzeilen und Inhalt geben Sie selbst an.
- Slack · MS Teams
- Fertige Aktionen zum Versand einer Nachricht in den jeweiligen Dienst.
- Firebase Cloud Messaging
- Push-Nachrichten über Firebase.
- Hubspot
- Legt einen Kontakt im Hubspot-CRM an.
SMS und Bestätigung
- Magenta Business SMS Pro
- SMS-Versand über die Business-Schnittstelle der Telekom.
- Verify Pro
- Verschickt einen Bestätigungscode per SMS.
- Verify Check Pro
- Prüft den eingegebenen Code – zusammen mit Verify die Zwei-Faktor-Bestätigung.
Dateien und Inhalte erzeugen
- QR Code
- Erzeugt einen QR-Code aus einem übergebenen Inhalt.
- Document Analyzer Pro
- Wertet Dokumente mit KI aus und liefert die enthaltenen Werte zurück.
- PDF zu Text Pro
- Liest den Textinhalt eines PDF aus – etwa bei eingehenden Rechnungen.
- URL zu PDF Pro
- Erzeugt aus einer Webadresse ein PDF – mit einer Seite als Vorlage werden daraus Belege.
- Sprache zu Text Pro
- Wandelt eine Audioaufnahme in Text um, etwa aus einer Sprachaufnahme im Formular.
- CSV-Datei importieren
- Liest eine CSV-Datei von einer Adresse ein und stellt die Zeilen als Liste bereit.
- Kalendereintrag
- Erzeugt einen Kalendereintrag aus Titel, Beschreibung und Zeitangaben.
- DATEV Lohn & Gehalt Pro
- Erstellt eine Importdatei für DATEV Lohn & Gehalt.
Mit KI arbeiten
- OpenAI Pro
- Schickt einen Prompt an ChatGPT und liefert die Antwort zurück – ohne eigenen OpenAI-Vertrag.
- JavaScript
- Führt eigenen Code aus, wenn keine fertige Aktion passt. In jedem Tarif verfügbar.
- Mit KI generieren Pro
- Beschreiben Sie den gewünschten Code in Worten, statt ihn zu tippen.
Mit Menschen interagieren
- Seite anzeigen
- Hält den Flow an und zeigt einer Person eine Seite. Nach dem Absenden läuft er weiter.
- Link zu Seite erstellen
- Erzeugt einen Link auf den aktuellen Durchlauf – zum Verschicken per E-Mail.
- Vorausgefüllter Formularlink
- Öffnet ein Formular, in dem der Eintrag bereits zur Bearbeitung steht.
Steuerung
- Router
- Verzweigt den Flow: je nach Bedingung geht es einen anderen Weg weiter.
- Parallel
- Führt die folgenden Schritte für jedes Listenelement einzeln aus.
- Durchläufe zusammenführen
- Wartet auf alle Listendurchläufe und setzt den Flow danach fort.
- Bedingungen
- Vergleiche mit UND und ODER, für komplexere Fälle als Ausdruck in ApptiveScript.
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Fragen zur Automatisierung
Was ist ein Flow?
Ein Flow besteht aus einem Auslöser und beliebig vielen Schritten. Der Auslöser sagt, wann er startet, die Schritte sagen, was dann passiert – vom Aktualisieren eines Eintrags über eine E-Mail bis zur Anfrage an ein anderes System.
Welche Auslöser gibt es?
Sechs: neuer Eintrag, geänderter Eintrag, Eintrag per Formular, per Formular geänderter Eintrag, ein Webhook aus einem fremden System und das Anzeigen einer Seite.
Kann ein Flow Bedingungen prüfen?
Ja. Übergänge zwischen Schritten können an Bedingungen geknüpft werden – Vergleiche wie gleich, enthält, größer oder kleiner als, verbunden mit UND und ODER. Für komplexere Fälle formulieren Sie den Ausdruck in ApptiveScript.
Kann ich Systeme anbinden, für die es keine fertige Integration gibt?
Ja, über den Schritt „HTTP-Anfrage senden“. Damit erreichen Sie jede Schnittstelle, setzen Feldwerte in die Anfrage ein und schreiben die Antwort zurück in den Eintrag. In die andere Richtung nimmt der Webhook-Auslöser Anfragen entgegen.
Kann ein Flow auf eine Person warten?
Ja. Die Schritte „Seite anzeigen“ und „Link zu einer Seite erstellen“ halten den Prozess an, bis jemand entschieden hat. Danach läuft er weiter – auch Tage später.
Gibt es einen fertigen KI-Schritt?
Ja, zwei sogar. Der Schritt „OpenAI“ schickt einen Prompt an ChatGPT und liefert die Antwort zurück, der „Document Analyzer“ wertet angehängte Dokumente aus. Beide gehören zum Pro-Tarif. Für den OpenAI-Schritt brauchen Sie keinen eigenen OpenAI-Vertrag und keinen API-Schlüssel – er läuft über ApptiveGrid.
Kann ich SMS verschicken?
Ja, über „Magenta Business SMS“, den SMS-Dienst der Telekom. Dazu gibt es „Verify“ und „Verify Check“, um Telefonnummern per SMS-Code zu bestätigen. Alle drei gehören zum Pro-Tarif und brauchen eigene Zugangsdaten bei Magenta Business.
Für welche Dienste brauche ich ein eigenes Konto?
Für Slack, MS Teams, Firebase, Hubspot, Magenta Business und DATEV. Die Zugangsdaten tragen Sie im jeweiligen Flow-Schritt ein – besorgen Sie sie, bevor Sie den Flow bauen. Der OpenAI-Schritt ist die Ausnahme: dort ist kein eigener Zugang nötig.
Was, wenn keine Aktion passt?
Dann bleiben zwei offene Wege: „HTTP-Anfrage“ erreicht jede Schnittstelle, und „JavaScript“ führt eigenen Code aus. Der JavaScript-Schritt selbst ist in jedem Tarif enthalten – nur das Erzeugen des Codes per KI ist tarifgebunden.
Wie viele Webhooks sind enthalten?
Einer pro Space im kostenlosen Starter-Plan, fünf im Plus-Plan und zehn im Pro-Plan.
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