KI kontrolliert in Prozesse integrieren
KI als Schritt im Prozess, nicht als Werkzeug daneben
Der Unterschied zwischen einem Experiment und einem Betriebsablauf liegt nicht im Modell, sondern im Drumherum: Wann wird gefragt, worauf, wer prüft das Ergebnis und wo landet es. Genau das definiert ein Workflow – und deshalb ist KI-Automatisierung bei ApptiveGrid Teil Ihrer Geschäftsprozesse statt ein Chatbot daneben.
OpenAI – ohne eigenen Vertrag
„OpenAI“ ist eine Aktion wie jede andere im Flow: Sie formulieren den Prompt, setzen Werte aus dem Eintrag über Ausdrücke ein und geben optional zusätzliche Anweisungen mit. Anders als bei Slack oder Hubspot brauchen Sie hier keinen eigenen Zugang und keinen API-Schlüssel – der Schritt läuft über ApptiveGrid.
- Sofort einsatzbereit — kein OpenAI-Vertrag, kein API-Schlüssel, keine Abrechnung nebenher
- Prompt mit Ihren Daten — Feldwerte fließen über Ausdrücke direkt in die Anfrage
- Zusätzliche Anweisungen — Format, Sprache und erlaubte Antworten vorgeben
- Ab dem Pro-Tarif — wie die übrigen KI-Schritte
Kategorisiere diese Supportanfrage und fasse sie in zwei Sätzen zusammen:
{{Nachricht}} Kein eigener OpenAI-Vertrag, kein API-Schlüssel – der Schritt läuft über ApptiveGrid.
Der Document Analyzer liest, was hereinkommt
Rechnungen, Lieferscheine, ausgefüllte Formulare: Der „Document Analyzer“ wertet ein angehängtes Dokument mit KI aus und gibt die enthaltenen Werte zurück – bereit, in Felder geschrieben zu werden. Für reinen Fließtext gibt es „PDF zu Text“, für Aufnahmen „Sprache zu Text“.
- Document Analyzer — holt die Werte aus einem Dokument, statt sie abtippen zu lassen
- PDF zu Text — wenn der Fließtext gebraucht wird, etwa für eine Zusammenfassung
- Sprache zu Text — aus einer Sprachaufnahme im Formular wird auswertbarer Text
- Direkt im Prozess — der Flow schreibt die Werte in denselben Eintrag, an dem das Dokument hängt
Direkt in Felder – ohne Abtippen
Das Ergebnis landet in Feldern, nicht in einem Chat
Die Antwort schreibt der Flow zurück in den Eintrag – als Kategorie, als Zusammenfassung, als Entwurf. Aus einer freien Textantwort werden damit strukturierte KI-Ergebnisse: Werte, die sich filtern, auswerten und im nächsten Schritt weiterverwenden lassen.
- In definierte Felder — Einzelauswahl für die Kategorie, Text für die Zusammenfassung
- Auswertbar — filtern, sortieren, in Ansichten anzeigen wie jeden anderen Wert
- Weiterverwendbar — nachfolgende Schritte greifen darauf zu
- Nachvollziehbar — Ergebnis und Zeitpunkt bleiben am Vorgang
Freigabe, bevor es zählt
Zwischen Vorschlag und Wirkung gehört bei den meisten Geschäftsprozessen ein Mensch. Eine Seite als Flow-Schritt legt das Ergebnis zur Prüfung vor: bestätigen, korrigieren oder ablehnen. Erst danach läuft der KI-gestützte Workflow weiter – und was entschieden wurde, steht im Eintrag.
- Vorschlag statt Tatsache — das Ergebnis wartet auf Bestätigung, bevor es weiterwirkt
- Korrigierbar — die Seite nimmt eine geänderte Fassung entgegen
- Router davor — Bedingungen prüfen, ob das Ergebnis überhaupt plausibel ist
- Dokumentiert — wer freigegeben hat und wann, steht am Vorgang
Die KI-Schritte und was zum Workflow drumherum gehört
Was fertig zur Verfügung steht, was der Prozess vorgibt und was in Ihrer Hand bleibt. Mit „Pro“ markierte Aktionen stehen nur im höchsten Tarif zur Verfügung.
KI-Schritte im Flow
- OpenAI Pro
- Schickt einen Prompt an ChatGPT und liefert die Antwort zurück. Eingaben: Prompt und optional zusätzliche Anweisungen.
- Document Analyzer Pro
- Wertet ein angehängtes Dokument mit KI aus und gibt die enthaltenen Werte zurück.
- PDF zu Text Pro
- Liest den Textinhalt eines PDF aus – die Vorstufe, wenn die KI den Fließtext bekommen soll.
- Sprache zu Text Pro
- Wandelt eine Audioaufnahme in Text um, etwa aus einer Sprachaufnahme im Formular.
- Mit KI generieren Pro
- Beschreibt den gewünschten JavaScript-Code in Worten, statt ihn zu tippen.
- HTTP-Anfrage
- Der offene Weg zu jedem anderen KI-Dienst mit einer Schnittstelle – in jedem Tarif enthalten.
Was der Prozess vorgibt
- Der Auslöser
- Wann die KI überhaupt gefragt wird.
- Die Datengrundlage
- Welche Felder in den Prompt einfließen – und welche nicht.
- Das Zielfeld
- Wohin die Antwort geschrieben wird und damit auswertbar bleibt.
- Die Bedingungen
- Was passiert, wenn das Ergebnis nicht plausibel ist – der Router verzweigt.
Was Sie in der Hand behalten
- Die Freigabe
- Eine Seite als Flow-Schritt legt den Vorschlag zur Prüfung vor.
- Die Daten
- Nur was im Prompt steht, verlässt die Plattform. Alles andere bleibt im Grid.
- Der Anbieter
- OpenAI als fertiger Schritt oder ein anderer Dienst per HTTP-Anfrage.
- Die Nachvollziehbarkeit
- Ergebnis, Zeitpunkt und Freigabe stehen im Eintrag.
Aus dem Blog
Zwei Einordnungen dazu, wie KI im Unternehmen nutzbar wird, ohne die Kontrolle abzugeben.
KI im Unternehmen: So vermeiden Sie gefährliche Anbieterabhängigkeit
Warum Unternehmen KI nicht direkt in kritische Prozesse einbauen sollten – und wie ApptiveGrid stabile Workflows mit flexibel austauschbaren KI-Diensten verbindet.
DigitalisierungClaude Code, Codex & Replit Agent: KI nutzen, ohne die Kontrolle über Ihre Prozesse abzugeben
KI-Coding-Agenten bauen heute in Minuten ganze Apps. Warum die wichtigere Frage nicht lautet 'KI oder Plattform?', sondern wie Sie KI kontrolliert in Ihre Geschäftsprozesse einbinden.
DigitalisierungDigitalisierung in KMU
Die Corona-Pandemie hat die digitale Transformation in deutschen Unternehmen, insbesondere in KMU, beschleunigt. Was das bedeutet und wie Sie davon profitieren.
Fragen zu KI in Workflows
Wie kommt KI in einen ApptiveGrid-Prozess?
Als Schritt in einem Flow. Es gibt zwei fertige KI-Aktionen: „OpenAI“ schickt einen Prompt an ChatGPT und liefert die Antwort zurück, der „Document Analyzer“ wertet angehängte Dokumente aus. Beide gehören zum Pro-Tarif.
Brauche ich einen eigenen OpenAI-Vertrag?
Nein. Anders als bei Slack, Hubspot oder Magenta Business brauchen Sie beim OpenAI-Schritt keinen eigenen Zugang und keinen API-Schlüssel. Der Schritt läuft über ApptiveGrid und ist einsatzbereit, sobald Ihr Tarif ihn enthält.
Welche Daten verlassen dabei die Plattform?
Genau der Inhalt des Prompts – und der geht an einen externen Dienst. Übergeben Sie deshalb keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten ohne vorherige datenschutzrechtliche Prüfung. Was nicht im Prompt steht, bleibt in Ihrem Grid.
Kann ich einen anderen KI-Anbieter nutzen?
Ja. Der Schritt „HTTP-Anfrage“ erreicht jeden Dienst mit offener Schnittstelle – Sie geben URL, Kopfzeilen und Inhalt selbst an. Damit binden Sie ein europäisches Modell, ein selbst betriebenes oder einen Spezialanbieter genauso ein. Dieser Schritt ist in jedem Tarif enthalten.
Wird das Ergebnis ungeprüft übernommen?
Nur wenn Sie das so bauen. Üblicher ist der Weg über eine Freigabe: Der Flow schreibt den Vorschlag in ein Feld und zeigt ihn auf einer Seite an. Erst nach der Bestätigung läuft der Prozess weiter.
Bleibt das Ergebnis auswertbar?
Ja. Weil die Antwort in Felder des Eintrags geschrieben wird, lässt sie sich filtern, sortieren, in Ansichten anzeigen und in weiteren Schritten verwenden – anders als ein Chatverlauf, der nirgends ankommt.
Was, wenn die KI etwas falsch einordnet?
Dann greift dieselbe Logik wie bei jeder anderen Eingabe: Ein Router prüft das Ergebnis und verzweigt, eine Freigabe korrigiert es, und der Eintrag hält fest, was tatsächlich entschieden wurde.
Bauen Sie Ihren ersten KI-Workflow
Kostenlos starten, Flow anlegen, KI-Schritt einhängen. Keine Kreditkarte erforderlich.