Freigaben genau dort, wo ein Mensch entscheiden soll
Prozesse, die auf Menschen warten können
Genehmigungsworkflows und Human-in-the-Loop für automatisierte Prozesse: Nicht jede Entscheidung lässt sich automatisieren – und das ist gut so. Ein Flow hält an genau der Stelle an, an der jemand entscheiden muss, und läuft danach von allein weiter.
Der Freigabeschritt mitten im Workflow
Der Schritt „Seite anzeigen“ macht aus einem Flow einen Ablauf mit Pause. Die Seite zeigt den Vorgang, um den es geht, und enthält die Felder, die zurückkommen sollen – eine Entscheidung, ein Kommentar, eine Korrektur. Erst wenn sie abgeschickt ist, geht es weiter.
- Kontext statt Kontonummer — die Seite zeigt den Vorgang, nicht nur ein leeres Formular
- Eingabefelder — Freigabe, Ablehnung, Begründung – alles fließt in den Eintrag zurück
- Der Flow wartet — kein Timeout, kein verlorener Vorgang
- Danach automatisch — benachrichtigen, weiterleiten, in andere Systeme schreiben
Ein Link im Postfach genügt
Statt darauf zu hoffen, dass jemand sich einloggt, erzeugt der Flow einen Link auf die Seite und verschickt ihn per E-Mail. Die entscheidende Person klickt, sieht den Vorgang, entscheidet – ohne Konto, ohne Lizenz, ohne Schulung.
- Link zu einer Seite erstellen — ein eigener Schritt im Flow, direkt vor der E-Mail
- E-Mail mit Kontext — Betreff und Text übernehmen Werte aus dem Eintrag
- Ohne Anmeldung — Führungskräfte, Kunden oder Partner brauchen keinen Zugang
- Auch als Formularlink — wenn ein vorausgefülltes Formular genügt
Hallo Sabine,
Nordwind AG hat 12 Stück zu 89,00 € bestellt. Bitte bis Freitag entscheiden.
Der Link öffnet die Seite – ohne Anmeldung.
Von der Rückfrage bis zur zweiten Freigabe
Ein Genehmigungsprozess endet selten nach einer Entscheidung. Mit dem Stepper-Layout führen Sie durch mehrere Schritte, mit bedingter Sichtbarkeit erscheinen Rückfragen nur bei einer Ablehnung, und über Bedingungen im Flow läuft ab einem bestimmten Betrag eine zweite Freigabe an.
- Geführte Seite — Stepper-Layout statt einer Seite mit allem gleichzeitig
- Rückfragen nach Bedarf — bedingte Sichtbarkeit blendet ein, was zur Antwort passt
- Router — verzweigt den Flow: je nach Betrag oder Kategorie geht es einen anderen Weg weiter
- Erinnerungen — weitere Schritte können nachfassen, wenn nichts passiert
Woraus ein Freigabeprozess besteht
Die Schritte, die den Menschen einbinden, und das, was davor und danach passiert.
Menschliche Schritte im Flow
- Seite anzeigen
- Der Flow zeigt eine Seite und wartet, bis sie abgeschickt wird.
- Link zu einer Seite erstellen
- Erzeugt eine Adresse, die Sie im nächsten Schritt verschicken.
- Vorausgefüllter Formularlink
- Ein Formular, in dem der Kontext schon eingetragen ist.
- E-Mail senden
- Bringt den Link dorthin, wo die Person ohnehin hinschaut.
Was auf der Seite stehen kann
- Der Vorgang selbst
- Text, Werte und eingebettete Ansichten – die Entscheidungsgrundlage.
- Eingabefelder
- Kommentar, Begründung oder eine Korrektur des Betrags.
- Bedingte Sichtbarkeit
- Rückfragen erscheinen nur, wenn abgelehnt wird.
- Stepper-Layout
- Mehrere Schritte statt einer überladenen Seite.
Was danach passiert
- Eintrag aktualisieren
- Entscheidung, Kommentar und Zeitpunkt landen im Eintrag.
- Weiterleiten
- Die nächste Stufe bekommt ihren eigenen Link.
- Benachrichtigen
- E-Mail, Slack, MS Teams oder SMS an alle Beteiligten.
- Andere Systeme informieren
- HTTP-Anfrage an ERP, Buchhaltung oder Warenwirtschaft.
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Fragen zu Freigaben
Was ist ein Human-in-the-Loop-Prozess?
Ein automatisierter Ablauf, der an einer Stelle bewusst auf einen Menschen wartet. In ApptiveGrid ist das ein Flow-Schritt, der eine Seite anzeigt: Der Prozess pausiert, jemand entscheidet, danach läuft er weiter.
Braucht die entscheidende Person ein Konto?
Nein. Der Flow kann einen Link auf die Seite erzeugen und ihn per E-Mail verschicken. Die Person klickt im Postfach, entscheidet und ist fertig – ohne Anmeldung, ohne zusätzliche Lizenz.
Wie lange kann ein Prozess warten?
So lange es dauert. Der Flow bleibt an dieser Stelle stehen, bis die Seite abgeschickt wird – ob das eine Stunde oder zwei Wochen später ist.
Sind mehrstufige Freigaben möglich?
Ja. Nach der ersten Entscheidung folgt der nächste Schritt, der wieder einen Link erzeugen und verschicken kann. Über Bedingungen laufen unterschiedliche Wege – zum Beispiel eine zweite Freigabe erst ab einem bestimmten Betrag.
Bleibt nachvollziehbar, wer was entschieden hat?
Ja. Was auf der Seite eingetragen wird, schreibt der Flow zurück in den Eintrag. Entscheidung, Kommentar und Zeitpunkt stehen damit in der Datenbank statt in einem E-Mail-Verlauf.
Ist das dasselbe wie ein Formular?
Nicht ganz. Ein Formular erfasst neue Daten. Eine Seite im Flow zeigt zusätzlich den Vorgang, um den es geht, und ist Teil eines Prozesses, der davor und danach weiterläuft.
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